Management
of Innovation
& Technology

Helt vanlig självorganisation

— Är rättesnöret den formella eller den informella organisationen?

I samband med att självorganiserande grupper åter är populära som organisationsform, nu inom ramen för agil produktutveckling, så finns det anledning att tänka till över vilka nyheter denna självorganisering egentligen medför. Nyheten kan vara en ny organisationsform, men kanske i ännu högre grad en uppmuntran att ta den pågående och helt vanliga självorganisationen på större allvar.

När du föreställer dig en helt vanlig organisation är det sannolikt att du föreställer dig arbetsgrupper med bestämda ansvarsområden, någon form av chefshierarki, och tydliga process- och rollbeskrivningar för hur saker ska genomförs. Du kanske också kommer att tänka på någon praktisk situation när organisationen framstår som trög och svårnavigerad eller där dess beskrivning inte helt överensstämmer med verksamheten i praktiken. Tänk nu på en vanlig arbetsdag, hanteringen av det som landat i inkorgen, sannolikt ett eller annat möte, både planerade och oplanerade. Kanske något oväntat som dykt upp och föranleder inbokningar av möten i kalendern, eller samtal på stående fot med kollegor. Din vanliga arbetsdag sker med största sannolikhet inom ramen för en organisation – men organisationen föreskriver sällan i detalj våra förehavanden under en vanlig dag – inte sällan organiserar vi till största delen på egen hand, kollegor emellan. Vi självorganiserar. 

Denna vardagliga självorganisering är i grund och botten samma organisering som förespråkas när man talar om självorganiserande team eller självstyrande arbetsgrupper, men den har i de två sistnämnda fallen givits en formell ram. Det är lätt att föreställa sig att det är självorganisation som introduceras när självorganiserande team eller självstyrande arbetsgrupper införs i en organisation, men självorganisation är sällan en nyhet i organisationer, allra minst i sådana som ägnar sig åt produktutveckling. Införandet av självorganiserande team eller självstyrande arbetsgrupper är i själva verket i första hand en introduktion av formalisering, med hopp om att den ska stötta den alldeles vanliga självorganisationen med dess inneboende flexibilitet och problemlösningsförmåga i högre grad än vad den föregående formella organisationen gjorde. 

Normal organisation?

Villfarelsen att det är självorganisation som introduceras vid införandet av självorganiserande team eller självstyrande arbetsgrupper kan härledas från grundantaganden att en normal organisation är en som kan beskrivas formellt, med föreskrivna processer, tydliga gruppuppdelningar och definierade ansvarsområden och chefshierarkier. I sin bok “Organizations in action” från 1967, som haft stort inflytande på utvecklingen av organisationsteori, inte minst inom produktutveckling, kontrasterar James Thompson denna normala organisation mot den organisationstyp han kallar syntetisk. Nämligen den som uppstår när inga på förhand givna strukturer för problemlösning finns tillhanda, men uppenbara problem behöver lösas. I sin tydligaste form uppstår denna situation direkt efter att en katastrof har ägt rum och människor strävar efter att samla sig och återskapa trygghet, men den uppstår också i mer oansenlig form dagligdags i våra förehavanden på arbetsplatsen så snart ett problem uppstår som vi inte förutsett, vi blir hänvisade till självorganisering.

Bild: Unsplash/Jud Mackrill

Ur ett forskningsperspektiv har den vardagliga självorganiseringen inom produktutveckling tagit utvecklarens perspektiv, den som deltar i den kunskapsbyggande verksamheten, och utvecklat teorier om hur den spontana organiseringen av kunskap hos ett nätverk av praktiker går till, eller hur en tillfällig organisation kan uppstå ur ett gemensamt problem. Sådana perspektiv leder ofta till mjuka och svårgripbara rekommendationer till chefen och dennes aktörskap, som att odla en viss typ av kultur eller att utöva en viss typ av ledarskap. Forskning inom organisation av produktutveckling har istället till stor del tagit chefens mer handgripliga perspektiv på organisationen som i hög grad beskriven av formella processer och planer, vad som ofta kallas plandriven produktutveckling.

Det formella eller informella som rättesnöre

I takt med att självorganiserande grupper åter populariseras som organisationsform, nu inom ramen för agil produktutveckling, så finns det anledning att tänka till över vilka nyheter denna självorganisering egentligen medför till en vanlig organisation med tydliga gruppindelningar, processbeskrivningar och chefshierarkier. Huruvida det är en bra idé att formellt införa agil produktutveckling beror helt på sammanhang och är bortom den här textens omfång men populariseringen av den självorganiserande gruppen ramar in och understryker ett upplevt behov att förlita produktutvecklande verksamhet på mellanmänsklig situationsanpassad organisering snarare än standardisering och formaliserade processer. Det finns ofta anledning att överväga omorganisation för att stötta ett sådant skifte, men min forskning tyder också på att det med samma ändamål kan finnas mycket att vinna på att tänka över vad vi egentligen betraktar som normal organisation. Är det den formella eller informella organisationen som utgör rättesnöret? Om den formella organisationen är det grundläggande, det vi i första hand betraktar som organisation och rättesnöre för verksamheten, då blir den som leder och fördelar arbete genom denna huvudaktör i produktutvecklingsorganisationen. Den vardagliga självorganiseringen som möjliggör den problemlösning och kunskapsutveckling som utgör stommen i produktutvecklingsarbete antas pågå i kulisserna – the show must go on. 

Gemensamt för förespråkare av agil produktutveckling är att de sätter självorganiseringen i centrum som huvudaktör på scen för produktutvecklignsdramat. Detta understryks genom tydligt artikulerade värdeord och principer som placerar den informella organisationen som rättesnöre för den formella. Det till trots så är det svårt att förespråka en organisationsform utan att förespråka en hel del formalisering, roller och föreskrivna arbetsmetoder, vilka jämfört med självorganisering är relativt gripbara formaliteter för en chef och organisationstänkare skolad med Thompson’s normala organisation i åtanke. Det är med andra ord lätt hänt att införandet av självorganiserande team till största del blir införandet av nya formella strukturer genom vilka chefen leder och fördelar arbetet och i praktiken behåller sin roll som huvudaktör i produktutvecklingsorganisationen. Ett beslut om införandet av självorganiserande team bör därför föregås av en grundläggande reflektion om vilken roll självorganisering redan spelar i organisationen, vilken vikt som fästs vid denna och dess underlättande. Självorganiserar vi i det tysta för att upprätthålla den formella organisationen, eller omformar och uppdaterar vi det formella för att underlätta för självorganisation?

Den vanliga självorganisationen som huvudrollsinnehavare

Även om det kan finnas anledning att genomföra organisationsförändringar inspirerat av organisationsramverk som baseras på självorganisation så finns det all anledning att komma ihåg att självorganisation alls inte är någonting konstigt, något syntetiskt, och inte heller någonting som nödvändigtvis behöver implementeras för att ge nytta. Med största sannolikhet pågår självorganisation redan i sammanhang där komplex problemlösning är en del av verksamheten. Det finns en utbredd idé om att en organisation med formella strukturer, processer och roller är en normal organisation. I själva verket så självorganiserar de flesta av oss i olika sammanhang i vardagen, och i arbetslivet och har etablerade men ofta outtalade sätt att göra det på. Formella organisationsstrukturer är något som kräver eftertänksamhet och överblick för att etablera på ett sätt som stöttar en verksamhet, det är någonting syntetiskt som kan vara mycket användbart, men det normala är självorganisation – en självklar men svåruttalad och svåröverblickbar form av organisation som utgör vår grundläggande ansats till problemlösning.

Självorganisation som huvudrollsinnehavare i praktiken

Hur kan då konkreta steg tas för att göra den helt vanliga självorganisationen till huvudrollsinnehavare? Det beror på situation och kontext och en bra början är därför reflektion. Följande uppslag kan underlätta:

• Sannolikt finns en eller annan formell processbeskrivning som inte uppdaterats på länge men som resultatmässigt tycks fungera utmärkt. Det är osannolikt att den ser ut precis så som den beskrevs för några år sedan. 

  • Hur har dess anpassning gått till i praktiken sedan dess? 
  • Hur skulle sådan förmåga till anpassning kunna stärkas och underlättas? 

• Kanske hanteras betydande oförutsedda problem inom organisationen i dagsläget genom någon form av självorganiserande task-force. 

  • Kan en sådan internt etablerad organisationsform inspirera och stärka förmågan att hantera också mindre oförutsedda problem i verksamheten?

För att låta den vanliga självorganisationen ta mer plats kan en bra övning vara att se till att det informella är rättesnöre för det formella och inte tvärt om.

  • Hur kan den formella organisationen, dess hierarkier, processer, metoder och grupperingar göras enklare att modifiera baserat på lärdomar som görs i det dagliga arbetet? 

 

När sådana frågor tas på allvar ställs den pågående, helt vanliga självorganiseringen i rampljuset som huvudaktör i produktutvecklingsorganisationen och dess utveckling. Nästa gång du föreställer dig en helt vanlig organisation. Överväg då att först tänka självorganisation.

  • Johannes Berglind Söderqvist

    Johannes Berglind Söderqvist är doktorand vid Chalmers tekniska högskola på institutionen för Teknikens ekonomi och organisation. Hans forskning berör självorganisation och ledarskap, främst inom teknikutveckling.

Vi använder oss av cookies för att förbättra användarvänligheten och prestandan för sajten. Genom att klicka på godkänn-knappen eller surfa vidare på siten går du med på denna lagring.